Chào anh em, mình là nhân viên tư vấn bán xe tải ở một showroom lớn tại Bình Dương. Mỗi tháng mình làm giấy tờ cho hàng chục khách cá nhân lẫn doanh nghiệp vận tải. Bạn có bao giờ bực mình tìm hiểu thu hộ là gì mỗi khi khách ở tỉnh xa đòi kiểm tra xe kỹ càng, lăn bánh thử rồi mới đưa tiền mặt lúc tài xế giao xe tận nhà chưa? Giao dịch xe luôn lên tới vài trăm triệu đồng mà tiền không nhảy ngay vào tài khoản công ty là một chuyện nhức đầu. Tiền về rất chậm. Chiều nay mình vừa tốn đúng 15 phút giải quyết êm xuôi ca khách mở app ngân hàng quét mã chuyển khoản mua chiếc tải nhẹ 250 triệu đồng. Sẵn lúc rảnh rỗi, mình gõ vài dòng chia sẻ thực tế xử lý thanh toán cho anh em. Chốt sale đã khó, khâu thu tiền còn lấn cấn thì anh em dễ vuột mất hoa hồng.
Bản chất của thu hộ là gì trong mua bán
Khách cá nhân lần đầu mua xe tải nhỏ thường ngại chuyển tiền lớn. Họ hay đòi bên mình đánh xe giao tận nhà rồi mới đưa tiền mặt cho tài xế. Khá là rắc rối. Khi tài xế ôm cục tiền mặt nộp lại cho quỹ công ty và kế toán phải ngồi kiểm đếm từng tờ rồi đối chiếu cẩn thận với hoá đơn giao hàng, thao tác này chính là hình thức trung gian nhận tiền thay ở mức độ đơn giản nhất. Khái niệm này hiểu sát nghĩa là một bên thứ ba đứng ra nhận tiền thay người bán. Bên này sẽ giữ số tiền, đối soát sổ sách rồi chuyển trả lại showroom sau 2 đến 3 ngày làm việc.
Ở quy mô lớn, khi bán máy móc trên mạng, đơn vị giao hàng sẽ đứng ra làm khâu trung gian này. Thực tế là số tiền khách thanh toán không bay thẳng vào tài khoản của bạn. Đơn vị thu tiền sẽ tạm giữ khoản đó lại trên hệ thống của họ để trừ ngay phần phí dịch vụ và làm quỹ dự phòng 5% nhằm giải quyết các khiếu nại từ người mua nếu có. Thật bất tiện.
Năm ngoái mình chốt chiếc Suzuki Carry Truck cho chú khách quen ở Lâm Đồng. Chú cọc 15 triệu đồng tiền mặt ngay tại showroom. Đến ngày giao xe tận rẫy, chú thanh toán nốt phần còn lại qua ứng dụng bên thứ ba. Họ báo bên mình phải chờ đối soát định kỳ ba ngày mới hoàn tiền về. Rất sốt ruột.
Rủi ro dễ thấy khi nhờ bên thứ ba nhận tiền thay
Dùng dịch vụ nhận tiền thay thường đi kèm biểu phí phần trăm trên mỗi giao dịch. Khoản phí này cắn lẹm vào phần lợi nhuận ít ỏi của công ty. Mình có kiểm tra cổng PayPal tại Việt Nam thì biểu phí nằm ở mức 4,4% cộng thêm khoản phí cố định, chưa kể phí rút tiền về ngân hàng. Bán chiếc máy xúc lật cũ 60 triệu đồng mà mất ngay cục tiền phí thì ai cũng xót ruột.
Ba rủi ro lớn nhất mà showroom phải đối mặt là tiền về chậm, nguy cơ kẹt vốn và khó tra soát công nợ. Hiểu bản chất thu hộ là gì giúp anh em lường trước việc dòng tiền đi vòng qua trung gian luôn mất thời gian xử lý chậm hơn chuyển khoản trực tiếp. Đợt mình giao xe ở Lâm Đồng trúng ngày cuối tuần, công ty bị giam vốn tận năm ngày liền. Kế toán cứ cằn nhằn. Khách lấy xe chạy rầm rầm mà sếp cứ giục mình hỏi tiền đâu.
Bên cạnh thanh toán, anh em sale nên chia sẻ kiến thức lái xe an toàn giúp khách tránh hỏng hóc dọc đường. Khách chạy êm ái, làm ăn sinh lời sẽ giới thiệu bạn bè cho mình. Mình hay gọi hỏi thăm và nhắc thay nhớt định kỳ.
Chuyển khoản thẳng không qua đối soát với MONA Pay
Sau vài lần kẹt tiền đối soát, sếp mình quyết định dẹp các cổng thanh toán phức tạp. Khách mua xe tải hay phụ tùng giờ chỉ việc quét mã QR để chuyển thẳng vào số tài khoản chính thức của showroom. Giao dịch này chạy qua mạng lưới Napas 247 của ngân hàng nội địa nên tiền nổi lên hệ thống ngay lập tức. Tiền về tức thì.
Để tự động hoá báo có, bộ phận kế toán đang áp dụng hệ thống MONA Pay. Ứng dụng này không giữ tiền của khách mà chỉ đứng vòng ngoài đọc thông báo biến động số dư. Hệ thống tự động khớp đơn hàng nhờ mã QR động hoặc số tài khoản ảo gán cho khách, rồi nhắn tin báo thành công qua Zalo công ty. Mình đọc tài liệu về công cụ tự động báo có tài khoản này và nhận thấy nó rất hợp cho dân bán hàng giá trị lớn.
Vì nền tảng không cầm giữ dòng tiền nên họ không thu phí phần trăm. Công cụ này tính phí dựa trên số lượng giao dịch trong tháng. Nhà phát triển cho phép miễn phí 500 giao dịch đầu tiên. Từ giao dịch thứ 501, họ áp dụng gói tính phí cố định với giá từ 99.000đ mỗi tháng. Mức này tính ra rẻ và dễ thở hơn hẳn việc bị trừ phần trăm cho chiếc xe tải 200 triệu.
Thu hộ khi bán xe trả góp và lúc nào bắt buộc dùng
Dù ưu tiên thanh toán trực tiếp, thực tế đi làm vẫn có vài trường hợp phải linh động chiều ý khách. Trường hợp hay gặp nhất là khách mua 4 mâm vỏ, 2 lọc nhớt rồi yêu cầu giao tận nhà máy. Khách ở tận miền Tây chưa từng mua hàng bên showroom thường có tâm lý phòng thủ sợ lừa đảo. Họ kiên quyết yêu cầu bưu tá mở thùng hàng ra, kiểm tra tem mác cẩn thận rồi mới đưa tiền mặt. Chuyện này rất phổ biến. Với đơn hàng COD kiểu này, bên bưu điện thu hộ khoản tiền 12 triệu đồng rồi hoàn trả lại cho bên mình theo chu kỳ thứ ba và thứ sáu hàng tuần.
Trường hợp thứ hai là khách từ nước ngoài đặt mua xe tải tặng người nhà tại Việt Nam và muốn thanh toán bằng ngoại tệ USD qua PayPal. Hệ thống tự động báo có hiện tại chỉ nhận tiền đồng qua chuyển khoản trong nước. Lúc này mình đành báo khách chuyển qua cổng trung gian để xử lý quy đổi ngoại tệ. Rất là kẹt. Ngoại trừ hai trường hợp đặc thù đó, phần lớn khách hàng mua xe cứ lấy điện thoại ra quét mã QR để chuyển khoản thẳng 300 triệu đồng vào tài khoản công ty là an toàn nhất.
Khách đến mua xe tải thường hay nhờ tư vấn chọn máy phát điện dự phòng cho cơ sở kinh doanh. Mình hay khuyên khách đo đạc tổng công suất tiêu thụ điện kỹ càng trước khi mua máy. Nhớ lưu ý.
Trải nghiệm hai điểm dở của hệ thống mới
Đồ công nghệ nào khi áp dụng vào thực tế cũng bộc lộ vài điểm yếu và hệ thống tự động bên mình đang dùng không ngoại lệ. Điểm dở đầu tiên là hai công cụ MONA Pay và MONA eInvoice hiện tại vẫn yêu cầu đăng nhập bằng hai tài khoản riêng biệt. Một ứng dụng lo gạch nợ báo có tiền, ứng dụng còn lại phụ trách xuất hoá đơn điện tử tự động, nhưng nhà phát triển chưa gom chúng về chung một hệ thống. Mỗi lần khách lấy hoá đơn đỏ là mình phải mở hai trang web khác nhau, thao tác nhảy qua nhảy lại trình duyệt rất mất tập trung. Khá là phiền.
Điểm dở thứ hai liên quan trực tiếp đến chi phí duy trì phần mềm trong những đợt cao điểm. Nền tảng này cung cấp miễn phí 500 giao dịch trong một tháng. Đợt cận Tết nguyên đán, showroom xả kho giảm giá các loại nhớt máy nên lượng khách chuyển khoản lắt nhắt vài trăm ngàn tăng đột biến. Mới qua mười lăm ngày đầu tháng là tài khoản bên mình đã xài lố hạn mức miễn phí ban đầu. Cuối cùng phòng kế toán đành lập phiếu chi trả mức phí từ 99.000đ để tiếp tục duy trì hoạt động báo có tự động.
Dù có trục trặc nhỏ, việc dòng tiền hàng trăm triệu chảy thẳng vào ngân hàng vẫn che lấp được những điểm trừ lặt vặt kia. Mình từ nay không phải nơm nớp lo sợ bên thứ ba bất ngờ giam tiền. Máy chủ đặt ngay tại Việt Nam nên tốc độ cập nhật biến động số dư rất nhanh, khách vừa bấm chuyển xong là điện thoại báo chuông Zalo ting ting ngay.
Kết luận về chuyện xử lý thanh toán mua bán xe
Làm nghề tư vấn ô tô tải thương mại, việc duy trì dòng tiền luân chuyển liên tục không ngắt quãng là yếu tố sống còn của một showroom. Nắm rõ bản chất thu hộ là gì giúp mình né được cảnh bị giam vốn vô lý. Thay vì è cổ trả khoản phí 4,4% đắt đỏ và chờ đợi đối soát kéo dài mệt mỏi, anh em sale cứ chủ động mở ứng dụng ngân hàng đưa mã QR động cho khách quét là tiền nổi lên ngay tắp lự, nhanh gọn hẳn. Sắp tới mình tính đề xuất sếp gắn thêm tính năng nhắn tin tự động nhắc khách cũ bảo dưỡng khi đạt mốc 10.000 km. Quản lý dòng tiền tốt giúp công ty có sẵn tiền mặt để nhập thêm xe tải 400 triệu đồng về phục vụ bà con. Ai cũng mong vậy. Bạn nào có mẹo quản lý công nợ khách mua phụ tùng hay thì bình luận để mọi người cùng thảo luận nhé.
