Kinh nghiệm nhập hàng, logistics cho doanh nghiệp sản xuất là điều chúng tôi gặp rất thường xuyên khi làm việc với các xưởng vừa và nhỏ. Nhiều lần, nguyên nhân khiến dây chuyền đình trệ không nằm ở máy móc hay tay nghề công nhân. Thủ phạm thường là một lô nguyên vật liệu về muộn vài ngày. Bài viết này tổng hợp những gì đội ngũ chúng tôi rút ra từ thực tế triển khai, bao gồm cả những bài học không hề rẻ.
Chúng tôi từng chứng kiến một lô linh kiện trễ chỉ ba ngày nhưng kéo theo cả dây chuyền phải dừng. Trong thời gian đó, tiền lương công nhân vẫn phải chi trả đầy đủ. Đơn hàng giao chậm, và uy tín với khách hàng lớn bị ảnh hưởng khó lấy lại. Đây là loại rủi ro tốn kém nhất mà chúng tôi gặp ở nhiều doanh nghiệp. Phần lớn đều bắt nguồn từ việc chưa có một kế hoạch logistics rõ ràng ngay từ đầu. Bạn có thể chưa thấy vấn đề hôm nay, nhưng nó sẽ lộ ra đúng lúc đơn hàng lớn nhất đang cần hàng gấp.
Vì sao khâu logistics ảnh hưởng lớn tới chi phí sản xuất
Chi phí vận chuyển thường chiếm một tỷ trọng đáng kể trong giá thành, nhất là khi bạn nhập máy móc hoặc nguyên liệu từ nước ngoài. Có một xưởng cơ khí nhỏ ở miền Nam từng tìm đến chúng tôi trong tình trạng khá lúng túng. Họ chọn tuyến vận chuyển chỉ dựa trên mức giá thấp nhất trên bảng báo. Họ không tính đến thời gian lưu bãi, phí xếp dỡ lại hay các khoản phát sinh khi hàng về đến nơi. Kết quả là tổng chi phí thực tế cao hơn dự kiến gần một phần năm.
Sau khi chuyển sang một tuyến ổn định hơn và gom lô hợp lý hơn, họ kiểm soát được khoản chi này. Bài học ở đây khá rõ ràng. Giá cước chỉ là một phần của bức tranh. Thời gian chờ, tần suất chuyến và mức độ an toàn của hàng hóa mới quyết định tổng chi phí thật sự. Khi lập dự toán, hãy cộng thêm những khoản ẩn như tiền lưu kho tạm, phí bốc xếp lặp lại và chi phí làm lại khi hàng bị hư hỏng.
Cách đóng gói cũng quan trọng không kém. Hàng cồng kềnh đóng không đúng quy cách rất dễ móp méo, trầy xước trên đường. Mỗi lần đền bù hay gia công lại đều ngốn thêm tiền và thời gian. Vì vậy, bạn nên cân nhắc phương án đóng gói ngay từ giai đoạn lên kế hoạch nhập hàng, đừng coi đó là việc làm sau cùng khi mọi thứ đã sẵn sàng.
Kinh nghiệm nhập khẩu máy móc và nguyên vật liệu
Chọn đơn vị logistics có kinh nghiệm trong ngành công nghiệp là yếu tố quyết định. Không phải đơn vị vận chuyển nào cũng hiểu cách xử lý máy móc nặng hay nguyên liệu dễ hư. Khi đối tác đã từng chở loại hàng tương tự, rủi ro thất lạc hay hư hại giảm rõ rệt. Bạn sẽ nhận ra sự khác biệt ngay ở cách họ chằng buộc hàng, chọn xe phù hợp tải trọng và lên lịch bốc dỡ hợp lý.
Khi đánh giá đối tác, hãy hỏi kỹ về tuyến đường, cách bảo quản trong kho trung chuyển và quy trình xử lý khi có sự cố. Những câu hỏi này thường cho thấy năng lực thật của một đơn vị tốt hơn nhiều so với một bảng báo giá đẹp. Nếu muốn hình dung rõ hơn cách một chuỗi cung ứng máy móc vận hành trơn tru từ khâu đặt hàng đến bàn giao, bạn có thể tham khảo quy trình tự động hóa từ đặt hàng đến bàn giao mà đội ngũ chúng tôi đã phân tích trước đây.
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ và thủ tục hải quan
Chứng từ và thủ tục hải quan là phần nhiều doanh nghiệp hay xem nhẹ. Một sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại tại cảng vài ngày. Hệ quả là phát sinh phí lưu kho, lưu bãi ngoài dự kiến. Nếu đó là nguyên liệu đang chờ đưa vào dây chuyền, tiến độ sản xuất cũng bị kéo theo.
Chúng tôi khuyên bạn kiểm tra chứng từ trước khi hàng rời nơi xuất phát, đừng chờ đến lúc hàng cập cảng mới phát hiện thiếu sót. Một danh sách kiểm tra đơn giản, được cập nhật theo từng lô hàng, sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc. Hãy đối chiếu lại mã số, mô tả hàng hóa và số lượng với hợp đồng. Đây là những chỗ sai sót xuất hiện nhiều nhất trong thực tế.
Tối ưu chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp sản xuất
Lập kế hoạch nhập hàng theo mùa vụ giúp bạn chủ động hơn về dòng tiền và tồn kho. Thay vì nhập ồ ạt rồi để vốn nằm im trong kho, hoặc đến lúc thiếu hàng mới xoay xở, doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu theo từng quý. Cách làm này cũng tạo thế thương lượng tốt hơn với nhà cung cấp, vì bạn có thể cam kết khối lượng ổn định.
Với nhu cầu nhỏ hơn, như phụ kiện hay linh kiện thay thế, nhiều xưởng thường tìm nguồn ngoài kênh chính thức. Khi đó, hãy tìm hiểu kỹ rủi ro trước khi đặt hàng. Bạn có thể tham khảo rủi ro khi order hàng Trung Quốc để nhận diện những vấn đề thường gặp và chuẩn bị phương án phòng ngừa từ sớm.
Chọn kênh nhập hàng uy tín cũng là cách giảm rủi ro trong chuỗi cung ứng. Với linh kiện bổ sung ngoài nhà cung cấp chính, bạn có thể xem qua các đơn vị nhập hàng uy tín mà chúng tôi từng giới thiệu. Dù vậy, vẫn nên kiểm tra mẫu trước khi đặt số lượng lớn.
Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc đầu tư phương tiện vận chuyển nội bộ để giảm phụ thuộc vào đơn vị thuê ngoài, bạn nên đọc thêm kinh nghiệm mua xe tải lần đầu cho doanh nghiệp vận tải nhỏ để cân nhắc tải trọng và chi phí vận hành phù hợp với quy mô của mình.
Kết luận
Quản lý logistics bài bản giúp dây chuyền vận hành ổn định và kiểm soát chi phí tốt hơn. Theo kinh nghiệm của đội ngũ chúng tôi, thời gian đầu tư xây dựng quy trình ngay từ đầu thường được bù đắp nhiều lần khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Đây là khoản đầu tư hiếm khi lỗ.
Chúng tôi cũng khuyên bạn gắn bó lâu dài với một vài đối tác logistics đáng tin cậy, thay vì đổi nhà cung cấp mỗi khi tìm được mức giá thấp hơn. Sự ổn định thường mang lại ưu đãi tốt hơn và hỗ trợ kịp thời khi phát sinh ngoài kế hoạch. Đồng thời, nên có ít nhất một nguồn cung thay thế cho nguyên vật liệu quan trọng để tránh gián đoạn khi nhà cung cấp chính gặp sự cố.
