Nhiều chủ xưởng nhỏ nhập hàng về xong mới giật mình vì tổng chi phí cao hơn hẳn con số họ đã tính. Nguyên nhân hiếm khi nằm ở giá mua ban đầu. Phần tiền thất thoát thường đến từ cước vận chuyển, bốc xếp hai đầu, lưu bãi và những lần hàng về trễ lịch. Đội ngũ chúng tôi đã đồng hành cùng không ít xưởng vừa và nhỏ trong nhiều năm, nên bài viết này tổng hợp 10 kinh nghiệm thực tế mà chúng tôi đúc kết được, kèm lý do nên áp dụng và những hạn chế bạn cần biết.
Vì sao tiền của xưởng nhỏ thường bốc hơi ở khâu nhập hàng?
Giá mua chỉ là phần nổi của tảng băng. Phần chìm gồm cước tàu hoặc xe, phí bốc xếp, bảo hiểm, lưu kho và các khoản phát sinh mỗi khi hồ sơ thiếu sót. Chúng tôi từng gặp khách chọn nhà cung cấp chỉ vì báo giá thấp nhất. Khi cộng đủ mọi khoản, phương án ấy lại đắt hơn đối thủ.
Vì vậy, điều đầu tiên chúng tôi thường nhắc khách là yêu cầu báo giá theo kiểu giao tận kho của bạn. Chỉ khi đó bạn mới so sánh được các báo giá với nhau. Nếu mỗi bên báo một kiểu, bạn đang so sánh như so táo với cam.
Logistics cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất. Một lô linh kiện trễ hai tuần có thể khiến cả dây chuyền đứng cả tuần. Chi phí đứng máy thường lớn hơn nhiều so với khoản tiết kiệm ở khâu mua. Theo kinh nghiệm của đội ngũ, xưởng nào coi logistics là một phần của sản xuất sẽ kiểm soát chi phí tốt hơn hẳn.
Bài này phù hợp với chủ xưởng, quản lý vật tư và người phụ trách mua máy móc. Nếu bạn chỉ mua hàng tiêu dùng cá nhân, phần lớn nội dung sẽ không cần thiết.
Chúng tôi chọn 10 kinh nghiệm này theo tiêu chí nào?
Tiêu chí đầu tiên là kinh nghiệm phải áp dụng được cho quy mô xưởng vừa và nhỏ tại Việt Nam. Những mẹo chỉ phù hợp với tập đoàn có kho riêng và đội pháp chế chuyên trách đã bị loại bỏ, vì xưởng nhỏ không có đủ nguồn lực để làm theo.
Tiêu chí thứ hai là kinh nghiệm phải kiểm chứng được trong thực tế. Chúng tôi ưu tiên những việc bạn làm ngay được, như lập bảng so sánh, ghi sổ giao nhận hay kiểm hàng ngay khi nhận.
Các kinh nghiệm được chia theo chặng đi của hàng hóa: sàng lọc nhà cung cấp, đàm phán và thanh toán, tính chi phí vận chuyển, thủ tục nhập khẩu và lưu kho. Cách chia này giúp bạn nhanh chóng xác định mình đang vướng ở khâu nào.
Đây là kinh nghiệm tổng hợp mang tính tham khảo. Mỗi nhà cung cấp và mỗi tuyến hàng đều có đặc thù riêng, nên hãy kiểm chứng lại với đối tác cụ thể trước khi áp dụng. Nếu bạn đang tìm hiểu rộng hơn về thị trường nguồn hàng, có thể xem thêm kinh nghiệm chọn kho hàng Trung Quốc để kinh doanh để có góc nhìn so sánh.
Sàng lọc nhà cung cấp trước khi đặt đơn đầu tiên
Kinh nghiệm đầu tiên là kiểm tra giấy phép kinh doanh và hồ sơ năng lực. Một nhà cung cấp làm việc nghiêm túc thường sẵn sàng cho bạn xem giấy tờ. Ngược lại, nếu họ lảng tránh hoặc liên tục hẹn đi hẹn lại, đó đã là tín hiệu nên cân nhắc.
Kinh nghiệm thứ hai là hỏi về khách hàng tham chiếu. Đừng tin hoàn toàn vào danh sách họ đưa ra. Hãy gọi cho vài khách cũ và hỏi thẳng về tiến độ giao hàng, cũng như cách nhà cung cấp xử lý khi có lỗi. Câu trả lời về cách xử lý sự cố thường cho bạn biết nhiều hơn bất kỳ lời quảng cáo nào.
Kinh nghiệm thứ ba là yêu cầu mẫu thử hoặc chứng từ chất lượng trước khi đặt số lượng lớn. Đặt cả lô mà chưa thử mẫu giống như mua xe chưa lái thử. Tuy vậy, thông tin công khai về nhà cung cấp không phải lúc nào cũng đầy đủ, nên bạn vẫn cần xác minh trực tiếp thay vì chỉ dựa vào hồ sơ trên giấy.
Đàm phán giá và điều kiện thanh toán cho chặt chẽ
Kinh nghiệm thứ tư là so sánh báo giá theo cùng một tiêu chuẩn. Bạn phải hỏi rõ báo giá đã gồm thuế chưa, đã tính vận chuyển chưa và thời hạn bảo hành kéo dài bao lâu. Đã có trường hợp hai báo giá chênh nhau khoảng 5%, nhưng sau khi cộng đủ chi phí thì thứ tự đảo ngược hoàn toàn.
Kinh nghiệm thứ năm là gắn mốc thanh toán với giao hàng và nghiệm thu. Thay vì trả hết ngay từ đầu, bạn nên chia thành nhiều đợt: đặt cọc, thanh toán khi hàng về kho và phần còn lại sau khi kiểm tra xong. Cách này bảo vệ dòng tiền và tạo động lực để nhà cung cấp giao đúng hẹn, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mua theo lô định kỳ.
Tính đúng chi phí logistics để không bị bất ngờ
Kinh nghiệm thứ sáu là lập bảng so sánh chi phí thực tế thay vì ước tính theo cảm tính. Bảng nên bao gồm đầy đủ các khoản: giá hàng theo đơn vị, cước vận chuyển theo khối lượng hoặc số kiện, phí bốc xếp ở cả điểm đi và điểm đến, bảo hiểm và phí lưu bãi nếu hàng về sớm hoặc trễ so với lịch.
Số liệu trong bảng phải lấy từ báo giá thực tế của đơn vị vận chuyển. Khi làm việc với khách, chúng tôi thường thấy khoản bốc xếp và lưu bãi bị bỏ quên, và chính chúng lại đẩy tổng chi phí lên cao. Hãy đối chiếu từng dòng trước khi chốt đơn.
Kinh nghiệm thứ bảy là chọn phương thức vận chuyển dựa trên khối lượng và thời điểm bạn thực sự cần hàng. Hàng nhẹ và gấp nên đi nhanh dù giá cao hơn một chút. Hàng nặng và không gấp thì đi chậm sẽ tiết kiệm đáng kể. Cước cũng thay đổi theo mùa cao điểm và theo từng tuyến, nên hãy cập nhật báo giá trước mỗi đơn.
Thủ tục nhập khẩu, kiểm tra và lưu kho
Kinh nghiệm thứ tám là chuẩn bị đủ hồ sơ hải quan và kiểm tra chứng từ xuất xứ trước khi hàng cập cảng. Hồ sơ thiếu là nguyên nhân số một khiến hàng nằm bãi và phát sinh phí. Đây cũng là chỗ xưởng nhỏ hay vấp nhất, thường vì người phụ trách chưa quen quy trình và không có ai kiểm tra chéo.
Kinh nghiệm thứ chín là kiểm tra hàng ngay khi nhận. Nếu phát hiện hư hỏng hoặc thiếu hụt, hãy lập biên bản có chữ ký tại chỗ, kèm hình ảnh nếu có thể. Để sau vài ngày, nhà vận chuyển rất dễ từ chối trách nhiệm với lý do hư hỏng xảy ra sau khi giao.
Kinh nghiệm thứ mười là bố trí kho và quy trình xuất nhập rõ ràng. Mỗi chi tiết nên có vị trí cố định và được ghi vào sổ theo dõi. Làm vậy sẽ tránh tồn kho chồng chéo và thất lạc, nhất là với các chi tiết nhỏ dễ mất.
Một tình huống minh họa khi xưởng nhập máy từ nhà cung cấp mới
Tình huống dưới đây do đội ngũ chúng tôi dựng lại từ kinh nghiệm chung, kết quả thực tế sẽ tùy từng đơn vị. Giả sử một xưởng nhập máy từ nhà cung cấp mới, giá rẻ hơn khoảng 8% so với nhà cung cấp cũ. Tuy nhiên hồ sơ xuất xứ thiếu một bản dịch công chứng, khiến hàng phải nằm bãi gần hai tuần.
Phí lưu bãi cộng với việc dây chuyền bị chậm đã làm mất toàn bộ phần chênh lệch giá ban đầu. Bài học khá đơn giản: đừng nhìn vào giá trước khi kiểm tra hồ sơ và lịch trình. Nếu áp dụng đúng các kinh nghiệm về sàng lọc nhà cung cấp, tính chi phí và kiểm hồ sơ ngay từ đầu, xưởng này hoàn toàn có thể tránh được khoản tốn kém đó.
Khi nào nên tự làm logistics, khi nào nên thuê ngoài?
Chúng tôi thường xem xét ba yếu tố: khối lượng hàng, tần suất nhập và năng lực nhân sự hiện có. Nếu bạn chỉ nhập vài lô nhỏ mỗi năm, thuê ngoài thường tiết kiệm hơn vì không phải duy trì bộ phận chuyên trách. Ngược lại, nhập đều đặn mỗi tuần và đã có người am hiểu thủ tục thì tự làm có thể rẻ hơn về lâu dài.
Khi tự làm, bạn dễ gặp chi phí ẩn và thiếu kinh nghiệm xử lý sự cố. Khi thuê ngoài, hãy kiểm tra kỹ phạm vi dịch vụ đã bao gồm những gì, đặc biệt là bốc xếp, lưu bãi và bảo hiểm. Nếu cần đối chiếu thêm thông số và giá các thiết bị công nghiệp, bạn có thể tham khảo nguồn máy móc công nghiệp tại đây trước khi quyết định.
Những lỗi thường gặp khi quản lý nguồn hàng
Lỗi phổ biến đầu tiên là đặt hàng dựa trên dự báo cũ. Khi nhu cầu thay đổi mà kế hoạch mua vẫn giữ nguyên, kết quả thường là tồn kho mặt hàng này và thiếu mặt hàng khác. Nên rà soát dự báo ít nhất mỗi quý một lần.
Lỗi thứ hai là không ghi lịch sử giao nhận. Không có sổ sách, bạn không thể đánh giá nhà cung cấp một cách khách quan. Chỉ cần ghi ngày đặt, ngày giao và tình trạng hàng là đã đủ dữ liệu để so sánh về sau.
Lỗi thứ ba là bỏ qua điều khoản trách nhiệm khi hàng hư hỏng trên đường. Hãy đọc kỹ xem ai chịu rủi ro ở từng đoạn hành trình trước khi ký hợp đồng, vì đây là chỗ tranh chấp xảy ra nhiều nhất.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu nhập nguồn hàng từ đâu?
Bắt đầu bằng việc liệt kê rõ những mặt hàng cần mua định kỳ. Sau đó chọn hai đến ba nhà cung cấp để thử mẫu, rồi mới tính đến việc đặt lô lớn. Cách làm từ từ này giúp giảm rủi ro đáng kể.
Cần chuẩn bị những chứng từ gì khi nhập máy móc công nghiệp?
Thông thường bạn cần hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và chứng từ xuất xứ. Tùy loại máy có thể cần thêm giấy kiểm định hoặc chứng nhận an toàn, nên hỏi trước đơn vị hải quan hoặc đơn vị logistics để tránh thiếu sót.
Làm sao biết chi phí logistics đã được tính đầy đủ?
Hãy đối chiếu bảng chi phí với từng khoản: cước vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm và lưu kho. Khoản nào chưa có trong báo giá thì hỏi lại bằng văn bản để tránh hiểu nhầm về sau.
Có nên mua số lượng lớn để được giảm giá không?
Chỉ nên làm khi bạn chắc chắn sử dụng hết trong thời hạn tồn kho cho phép. Mua quá nhiều mà để lâu thì vốn bị khóa, và phần giảm giá thường không bù nổi chi phí giữ hàng.
