Khi nói đến kinh nghiệm mua bán, nhập hàng, logistics và thương mại, người ta thường nghĩ ngay đến hàng hóa chính. Nhưng theo kinh nghiệm của đội ngũ chúng tôi, phần hay gây rối nhất lại là những thứ nhỏ: ốc vít, phớt, dây đai, băng keo công nghiệp hay phụ kiện đóng gói. Một chiếc máy có thể chạy ổn cả năm, vậy mà chỉ thiếu một con gioăng nhỏ, cả dây chuyền có thể phải dừng chờ hàng.
Vì sao vật tư phụ trợ dễ bị bỏ quên?
Lý do khá đơn giản. Mỗi món vật tư có giá không lớn, nên người ta thường mua theo cảm tính. Hết thì chạy ra cửa hàng gần nhất, không ghi chép, không so sánh. Cảm giác tiết kiệm được vài chục nghìn mỗi lần khiến ít ai nhìn đến tổng chi phí cả năm.
Chúng tôi từng làm việc với một xưởng gia công nhỏ ở Bình Dương. Họ mua vật tư theo đúng kiểu đó suốt nhiều năm. Khi đội ngũ ngồi lại rà danh sách, mới thấy xưởng đang có tới bốn nhà cung cấp cho cùng một loại bulong, giá chênh nhau gần 20%. Không ai có ý xấu, chỉ là chưa ai lập một bảng theo dõi đàng hoàng. Bài học rất rõ: vật tư nhỏ không có nghĩa là số tiền nhỏ.
Bắt đầu bằng việc phân loại vật tư
Trước khi bàn chuyện nhập hàng, bạn nên chia vật tư theo mức độ quan trọng. Cách đơn giản nhất là chia thành ba nhóm.
Nhóm thứ nhất là vật tư thiết yếu, tức những thứ thiếu là có thể làm dừng máy. Nhóm thứ hai là vật tư thường dùng nhưng dễ thay thế, như băng keo hay găng tay. Nhóm còn lại là vật tư chỉ mua theo từng đơn hàng riêng lẻ.
Với nhóm thiết yếu, nên giữ tồn kho an toàn và có ít nhất hai nguồn cung, để khi một bên trễ hàng vẫn còn đường lui. Nhóm thường dùng có thể đặt theo chu kỳ hàng tháng, vừa đỡ lo vừa không tốn công. Nhóm còn lại thì mua theo nhu cầu, tránh để vốn nằm im trong kho. Nghe thì ai cũng hiểu, nhưng đa số xưởng nhỏ vẫn chưa làm bài bản.
Chọn nguồn cung, đừng chỉ nhìn vào giá
Giá rẻ lúc nào cũng hấp dẫn. Tuy vậy, với vật tư kỹ thuật, chất lượng và khả năng giao đúng hẹn quan trọng hơn nhiều. Một lô hàng rẻ nhưng sai quy cách, phải đổi đi đổi lại, cuối cùng còn tốn kém hơn mua đắt mà đúng chuẩn.
Khi đánh giá nhà cung cấp, bạn có thể xem xét các điểm sau:
- Có chứng từ xuất xứ và tem chất lượng rõ ràng hay không.
- Thời gian giao có ổn định qua nhiều đơn liên tiếp không.
- Chính sách đổi trả khi hàng lỗi hoặc sai quy cách ra sao.
- Có thể gửi mẫu thử trước khi đặt số lượng lớn không.
Đội ngũ chúng tôi thường khuyên khách đặt thử một đơn nhỏ với nhà cung cấp mới. Theo dõi khoảng hai đến ba lần giao hàng, xem họ có giữ lời không, rồi mới tăng sản lượng. Làm chậm lúc đầu giúp tránh được nhiều rủi ro về sau.
Logistics và thời gian giao hàng
Vật tư phụ trợ thường nhẹ và gọn, nên nhiều người coi nhẹ khâu vận chuyển. Thực tế, chi phí ship lẻ nhiều lần có thể cao hơn bạn nghĩ. Gộp đơn theo tuần hoặc theo tháng thường tiết kiệm rõ rệt, nhất là khi nguồn hàng ở xa. Hàng nhỏ cũng dễ bị xếp chung và xô lệch trong xe, nên cách đóng gói ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thực tế.
Nếu nhập từ Trung Quốc, dù đi chính ngạch hay tiểu ngạch, hãy tính thêm thời gian thông quan và kiểm tra. Đã có lô hàng bị giữ lại vì sai mã HS hoặc thiếu giấy tờ, khiến xưởng phải chờ thêm hai đến ba tuần. Bạn có thể tham khảo kinh nghiệm nhập hàng Trung Quốc cho xưởng nhỏ để hiểu rõ các lựa chọn và rủi ro thường gặp.
Về vận chuyển nội địa, hãy chọn phương tiện phù hợp với khối lượng. Trước khi chốt, nên xem qua các sai lầm thường gặp khi chở hàng bằng xe tải. Chỉ một lỗi xếp hàng cũng đủ làm hỏng cả lô vật tư, và khi đó chi phí đền bù thường lớn hơn nhiều so với việc chuẩn bị kỹ từ đầu.
Kiểm soát tồn kho bằng bảng tính đơn giản
Quản lý tồn kho vật tư không cần phần mềm đắt tiền. Một bảng tính ghi ngày nhập, số lượng, nhà cung cấp, giá và ngày xuất là đủ cho xưởng quy mô vừa và nhỏ. Điều quan trọng là ghi đều đặn, kể cả những hôm bận, và kiểm kê định kỳ để số liệu trên giấy khớp với thực tế trong kho.
Hãy đặt mức tồn tối thiểu cho từng loại vật tư thiết yếu. Khi số lượng chạm mức đó, đặt hàng lại ngay thay vì chờ hết hẳn. Cách này giúp tránh tình cảnh vừa thiếu hàng gấp, vừa có kho đầy những thứ chẳng dùng tới.
Đàm phán và giữ quan hệ với nhà cung cấp
Trong thương mại, mối quan hệ lâu dài thường mang lại lợi ích nhiều hơn việc ép giá từng đơn. Khi đặt hàng đều đặn, nhà cung cấp sẵn sàng ưu tiên hàng cho bạn lúc khan hiếm, và đôi khi còn linh hoạt hơn về thời hạn thanh toán.
Đừng ngại đề nghị bảng giá theo số lượng và điều khoản thanh toán rõ ràng ngay từ đầu. Một thỏa thuận ngắn ghi rõ quy cách, thời gian giao, cách xử lý khi trễ hạn và cách giải quyết hàng lỗi sẽ tránh được nhiều tranh cãi về sau.
Lời kết
Quản lý chuỗi cung ứng vật tư phụ trợ không quá phức tạp, nhưng cần kỷ luật và ghi chép đều tay. Bắt đầu từ việc phân loại vật tư, chọn nguồn cung đã kiểm chứng, tính đủ chi phí logistics và giữ tồn kho ở mức hợp lý. Làm đều những việc này, xưởng sẽ ít bị gián đoạn hơn và chi phí cũng ổn định hơn.
Nếu bạn cần thêm góc nhìn về nguồn hàng và vận chuyển, hãy xem top 10 kinh nghiệm nguồn hàng và logistics cho xưởng nhỏ và các đơn vị nhập hàng Tmall uy tín mà đội ngũ chúng tôi đã tổng hợp. Chúc bạn xây dựng được một chuỗi cung ứng gọn gàng và đáng tin cậy.
